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任务■时间保护：马斯克、盖茨都在用的高效时间管理技术( 四 )


确保你腾出来的时间不会受到打扰 。
步骤5：为重复、简单的任务和差事安排好时间块
一旦你把最高效的时间段都安排好了之后 ， 就可以把其他的时间块分配给所有其他事情了 。 这些事情也要做 ， 但不是优先事项 。 它们通常是“被动式”任务——一般是服务于其他人及其生产效率的需求 。
对于大多数人来说 ， 这类事情一般是电子邮件 ， 电话和会议 。 它们会偷偷溜进来 ， 妨碍你专注于最重要的事情 。
但是：
这些仍然需要你去完成 。
处理这些问题的最佳方法是批处理 。 积累到一定程度之后一起做完 。 如果可以稍后处理的话 ， 请将它们放在一起 ， 在自己效率比较低的时候去做 。
我喜欢在下午做对时间不敏感的那些事情 。 理想情况下 ， 我会在每周的下半周做 。 这包括跑差事和去超市购物 。
我宁愿把一整天都浪费在繁琐简单的事务上 ， 也不愿让这些事情隔三岔五地干扰我 。
还有 ， 要记住 ， 你是没法控制住一切的 。
在你的工作系统内尽你所能即可 。
一旦按照这样执行之后 ， 你的一周应该看起来会排得满满当当的 。 实际上——你也需要这样 。 不要留下任何间隙 。
如果你还有剩余时间 ， 你得决定作何处理 。 这是这种时间组织方式最好的部分了 。
步骤6：每周一次回顾 ， 对其进行评估和计划
到了这一阶段 ， 你已准备好按照自己的日程安排去执行了 。 在一周结束的时候 ， 你需要坐下来看看事情的进展情况——在每周回顾当中进行 。
我的每周回顾也许是一周当中最重要的两个小时 。
为了让你的时间保护见效 ， 你必须给分块这项任务投入时间 。 别人的分块结构你是抄不来的 ， 因为他们的任务跟你我的不一样 。
你的分块必须适应你的生活 。 以及你的任务 。
所以：
我在每周回顾当中 ， 会对日程安排的每一个时间盒子都进行审查 。 我会检查自己是否完成了分配的任务 。 任何没做完的事情都会进入到下一周的待办事宜清单 。
重要的是要弄清楚自己是否误判了任务所需的时间 ， 还是说执行过程中分心了 ， 还是有其他的原因 。
不要害怕对时间保护进行调整 。 找出最适合你的时间保护方法 。
一旦对进度进行回顾之后 ， 再看看下周需要执行的任务是什么 。 看看它们是否符合你的目标 。 然后把事情分配到下周的分块模板 。
检查一下每一个项目是不是都照顾到了 ， 为不可回避的任务腾出时间 ， 同时要关心自己的健康 。
整个步骤这样就全部做完了 。 当然 ， 人生的道路是永无止境的 。
总会有需要改进的地方 ， 新的一周总在路上 。
这其实很好——这意味着这是一项你需要终其一生不断完善并从中受益的工具 。
改善时间保护工作的4条提示
我会让这些步骤保持简单——这样就可以马上对时间机械能分块 。
不过 ， 这确实需要一点学习 。 为此我会给大家介绍一些有用的技巧 。
1.遵守日程安排
你必须严格遵守这些时间保护安排 ， 同时要给自己指定完成任务的截止期限 。
当时间表说停止时——你就得放下 。
一旦开始破例 ， 哪怕很少的破例 ， 好处很快就会丧失 。
如果你还没有完成任务 ， 记住进度以便在下次完成 。 你应该不想启动会破坏掉一整天的连锁反应吧 。
刚开始的时候对完成任务所需时间估计得保守一点是很好的 。 与跟频繁未能按预期完成相比 ， 提前完成某件事会让你感觉更好 。
2.利用好间隔 ， 注意休息
当我将时间块分成若干间隔时 ， 我的注意力会最集中 。 在一段时间内 ， 我会忽略当前要做的任务以外的所有内容 ， 然后稍事休息 。
这就是番茄工作法 。
比方说 ， 我的大部分工作区块都是2小时 。 那么 ， 你可能需要工作25分钟 ， 然后休息5分钟 。 如此在2小时内重复四次 。


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