希捷|条条道路通罗马——玩转单元格选择和定位
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【希捷|条条道路通罗马——玩转单元格选择和定位】
在Excel中整理、分析或者查找数据的时候 ， 我们大多是围绕单元格进行操作的 ， 这便离不开对单元格的选择和定位 。 下面笔者就给大家介绍如何快速高效地定位单元格的几种方法 。
精准定位——快速找到符合条件的单元格
在统计数据的时候 ， 我们经常需要对于特定行列的数据进行统计排序 。 比如公司每月都要对销售额排名前三的员工进行奖励 ， 以下图所示的销售数据为例 ， 现在每月输入员工销售数据后 ， 要将排名前三的数据自动同步到A2:C2带颜色的单元格中（图1） 。
图1 排序实例
我们首先利用Column函数 ， 在C列中定位前三名数据 ， 然后使用Large函数填充到A2:C2单元格 。 现在定位到A2单元格 ， 输入公式“=LARGE($C$5:$C$12COLUMN(A1))” ， 然后右拉填充到C2即可 。 由于这里使用公式填充 ， 因此只要员工销售数据变化 ， 排名就会同步发生变化 ， 始终选取的都是前三名的数据（图2） 。
图2 函数提取前三名单元格数据
公式解释：使用Column函数在指定列（C2:C12 ， 使用绝对引用）之间获取销售数据的列号 ， 然后使用Large函数进行排序并填充到指定单元格 。
模糊定位——单元格数据查询
日常数据统计中 ， 我们经常需要对不特定的对象进行查询 。 比如在上述例子中 ， 为了查看某个业务员的实际业绩 ， 现在需要制作一个查询数据库 ， 只要输入特定员工的姓名就自动列出他的销售业绩数据 。 对于这类模糊定位 ， 可以借助Match和Index函数实现 。
定位到A15单元格 ， 点击“数据→数据验证→设置” ， 在允许列表中选择“序列” ， 点击来源后的按钮 ， 序列的内容选择“=$B$5:$B$12” ， 即员工姓名列表的内容 ， 这样通过下拉列表就可以直接选择需要查询的员工（图3） 。
图3 数据验证设置
返回工作表 ， 定位到B15单元格 ， 输入公式“=MATCH(A15$B$5:$B$120)” ， 公式的意思是使用Match函数根据A15输入的内容在B5:B1（使用绝对引用）找到员工对应的行数 。 在C15输入公式“=INDEX($C$5:$C$12B15)” ， 意思是根据C15显示的行数 ， 找到对应函数的销售额数值 。 这样当我们在A15下拉列表选择特定员工姓名时 ， 比如选择“黄可” ， 其所处行数是6（相对B5） ， 对应的销售额为156 ， 如此通过Index函数就可以轻松进行特定数据的查询了（图4） 。
图4 模糊查询数据库
高亮定位——快速显示指定单元格
为了方便在一堆数据中快速找到自己所需的数据 ， 我们可以设置特定的单元格高亮显示 ， 这样方便我们一目了然找到所需的数据 。 比如在上述实例中 ， 销售数据还要经财务核算才最终生效 ， 为了方便查看数据是否已核算 ， 我们可以利用条件格式对已核算的单元格数据进行高亮显示 。
选中A5:D12区域（如果只要D列单元格高亮 ， 则选择D5:D12区域） ， 点击“添加格式→新建格式规则” ， 在规则列表选中“使用公式确定要设置格式的单元格” ， 在公式栏输入“=$D5=\"已核算\"” ， 点击“格式” ， 在打开的窗户口中选择“填充” ， 将符合条件的单元格填充为“绿色”（图5） 。
图5 设置格式
如此一来 ， 在A5:D12区域中 ， 只要我们在D5:D12单元格中输入“已核算” ， 那么这列的单元格就会自动被填充为绿色高亮色 ， 这样数据是否核算是不是一目了然了呢（图6） 。
图6 单元格高亮定位
分类定位——隐藏特定单元格
日常操作中 ， 为了方便后续的输入 ， 我们在一些工作表中经常会预留很多不连续的空白行（预备行不可删除 ， 以备后续填充内容） ， 现在工作表制作完成后 ， 为了美观需要隐藏这些空行的显示（图7） 。
图7 不连续的空白行
以上借助SpecialCells函数结合VBA脚本就可以轻松实现 。 按Alt+F11键启动VBA编辑器 ， 点击工具栏中的“插入→模块” ， 将下列的代码粘贴到代码框 ， 完成后运行这个脚本就可以隐藏指定的空行了（图8） 。
图8 代码输入
写在最后
单元格作为Excel中最基本的独立单元 ， 几乎所有的操作都是围绕单元格进行的 ， 因此熟悉单元格的选择和定位可以给我们日常操作带来很多的便利 。 不过由于单元格只是基本独立的单元 ， 这些定位函数也只有基本的应用 ， 所以我们应该将其和其他函数结合起来 ， 这样才能充分发挥这些定位函数的作用 。
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