|办公小技巧：如何制作轻巧型Word文档
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通常 ， Word文档的文件不会很大 。 但有时你可能也会发现 ， 一个内容并不是太多的Word文档却会出奇地大 ， 看起来似乎很不合理 。 此外 ， 如果要制作一个涉及很多内容 ， 或页码比较多的Word文档 ， 如果文件过大会直接影响到文档打开和编辑的效率 。 因此 ， 在可能的情况下 ， 尽量将文档制作得轻巧一些 ， 将对提高效率和减少资源占用有益 。
小提示：造成Word文档太大的原因主要是大图像文件、嵌入的字体和其他元素等 。 Word大文档在本地使用的影响还不算明显 ， 但如果涉及到网络传输或分享 ， 则可能会严重影响传输速度和时间 ， 甚至会因超出空间限制而被拒绝 。
1. 文档中插入适当的内容
有些Word文档的内容引自网络 ， 由于从网络直接复制过来的内容除了文本之外 ， 往往会含有各种格式控制内容 ， 因此 ， 若直接复制 ， 势必会造成Word文档的“臃肿” 。
鉴于此 ， 需要使用适当的插入文字内容的方法：先复制网络文本并粘贴到记事本文档中 ， 接下来从记事本中复制刚才粘贴的内容 ， 最后再将从记事本中复制来的内容粘贴到Word文档中（图1） 。 这样 ， 由于记事本不具备留存网页格式的功能 ， 所有与文本无关的格式将被过滤掉 ， 因此最终在Word中获得的是纯文本内容 ， 占用空间自然也是最小的 。
同样 ， 对于图像内容的插入也是如此 。 首先将图片从网页中复制到某个图片编辑器中（如“画图”或Photoshop）；接下来 ， 在图片编辑器中对图片进行编辑 ， 取消其不必要的无关分层、底图、框架等成分；之后 ， 复制图片并插入到Word文档中 。
但是 ， 这种办法依然不是最佳的 ， 由于受图片格式的影响 ， 插入文档中的图片依然可能无意间带上一些多余成分 。 比较保险的办法是 ， 先在上述图片编辑器中将图片保存为PNG文件或一定质量的JPG文件；最后 ， 利用Word的“插入”图片命令 ， 将保存的文件插入到Word文档中即可（图2） 。
2. 压缩内容以缩小文档
即便是用上述办法插入了适当的文本或图片内容之后 ， 我们依然可以通过压缩内容的办法来压缩文档 。 通过压缩 ， 可以获得图片质量相对较低但视觉上说得过去的图片 。
具体的压缩方法为：在Word菜单中选择“另存为”命令 ， 然后选择保存目标 ， 在“另存为”对话窗口中 ， 选择“工具”下拉菜单中的“压缩图片”选项（图3） 。
接下来 ， 在“压缩图片”选项窗口中选择图片的分辨率 ， 分辨率可根据最终文档的用途来选择 ， 例如用于打印还是网页查看或投影播放 ， 或者发送电子邮件 ， 抑或是要求图片高质量的场合使用等（图4） 。 图片压缩选项选择好之后 ， 点击“保存”即可获得图片压缩之后的文档 。
3. 移除不必要的文档内容
在完成了上述精简和压缩任务之后 ， 还可以通过移除Word文档中不必要的内容 ， 继续减小其文件的大小 。 例如 ， 内嵌于Word文档中的字体文件 ， 这其中有的是考虑到改变环境之后 ， 系统中可能未安装这种字体 ， 担心无法正常显示应有的字体样式 ， 所以才嵌入到Word文档中的 。 但还有一些字体是系统中所包含的常用基本字体 ， 即便是不用嵌入Word文档中 ， 一般也会正常显示的那些 ， 就没有必要嵌入到文档中而徒占空间 。 为此 ， 可通过如下方法来移除多余的嵌入字体 。
在Word文档中 ， 选择“文件”菜单下的“选项”一项；随后 ， 在弹出窗口的“保存”选项卡下 ， 把“将字体嵌入文件”选项的选择取消 ， 然后按下“确定”即可（图5） 。 或者 ， 如果你使用了一种非常特殊的字体 ， 不得不保留这些字体 ， 这时可选中“将字体嵌入文件”项 ， 但同时选中“不嵌入常用系统字体” ， 而不选择“仅嵌入文档中使用的字符（适于减小文件大小）”选项 ， 同样也可以起到减小文件大小的作用 。
4. 从格式入手压缩整个文档
在做好上上述所有工作之后 ， 我们仍然还有机会进一步压缩整个文档的大小 。 如果考虑到文档与低版本软件的兼容性 ， 事先是将文档保存为DOC格式了 ， 那么通过转换文档的格式为DOCX ， 仍有希望将整个文档进行压缩 ， 从而取得更小的Word文档 。
将DOC文档转换为DOCX文档的方法是：在Word中打开该文档 ， 然后选择“另存为”命令 ， 将文档保存为DOCX格式即可（图6） 。 当然 ， 如果你是直接使用Word 2007以上的高版本Word的默认设置生成的文档 ， 由于其格式已经为DOCX ， 因此便不存在这一考虑 。
扩展阅读：
减小Word文档大小目的 ， 除了考虑减少空间占用外 ， 主要还是考虑系统性能的提高 。 为了提高系统性能 ， 除了上述为文档精简而付出的努力外 ， 其实还可以通过对系统进行许多方面的优化 ， 从而提高效率 。 为此 ， 我们可以使用Aulogics Boostspeed这款专门的系统优化软件 ， 自动完成系统优化工作（图7） 。
【|办公小技巧：如何制作轻巧型Word文档】
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