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发电子邮件时在措辞上应该遵守哪些礼节和规范( 二 )


Email正文应简明扼要的说清楚事情；如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。
正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件，千万不要学唐僧。
2. 注意Email的论述语气
根据收件人与自己的熟络程度、等级关系；邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。
尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。
电子邮件可轻易地转给他人，因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。 “邮件门”就是深刻的教训！
【发电子邮件时在措辞上应该遵守哪些礼节和规范】 3. Email正文多用1234之类的列表，以清晰明确。
如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段落简短不冗长，没人有时间仔细看你没分段的长篇大论。
4. 一次邮件交待完整信息
最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人很反感。
5. 尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查
这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。如果是英文Email，最好把拼写检查功能打开; 如果是中文Email，注意拼音输入法带给你的弱智同音别字。
在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误。
6. 合理提示重要信息
不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅度。
7. 合理利用图片，表格等形式来辅助阐述
对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚。如果配合图表加以阐述，收件人一定会表扬你的体贴。
8. 不要动不动使用 :) 之类的笑脸字符，在商务信函里面这样显得比较轻佻
Business Email 不是你的情书，所以:)之类的最好慎用。只用在某些你确实需要强调出一定的轻松气氛的场合，比如现在－:)
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■网友
在职场中，邮件是一种重要的沟通交流工具。和短信、微信相比较，邮件就比较正式了！能够正确并且规范书写邮件的人往往能在工作中更高效的完成工作，所以，快来跟僧妞一起学习如何写邮件吧！
邮件标题一个合格的邮件标题需要能够准确清楚的概括整封邮件的主题，做到简洁、易懂、便于查找，比如你需要汇报一份工作报告，那“工作报告”这样的题目领导能知道是什么吗？改为“x月x日至x月x日的工作报告——XX部门XX”是不是就清楚很多了？标题的重点就是需要让看的人知道你的内容到底是什么。
2. 正文称呼
正文开头一定要写对收件人进行称呼问好，用“您好”就明显比用“你好”看上去礼很多貌，这样一是显示你的礼仪，二是避免抄送后给其他无关人员造成困扰。
3. 邮件正文
说完了标题，就来说说正文吧！正文一定要做到简明扼要、有条理性并能突出重点。一定不要长篇大论，如果邮件字数过多，容易给对方造成阅读障碍。因此，尽量用最少的文字，表达清楚相应的内容就好了。
4. 邮件结尾
邮件结尾需要表达对对方的尊重并清楚的留下发件人的名字和具体的联系方式，这样一旦出现紧急问题时就可以及时联系。
5. 关于附件
一般工作中，常常需要发送文件。那么在发送多份附件的同时如何能让收件人一目了然非常重要。首先附件的命名一定要根据关键词简明扼要的写，如”4.23xx产品方案修改版—XX“，千万不要出现“新建word”这样的文件名哦！同时将能够贴在正文里面的附件都要贴出来！那种让收件人进行繁琐的操作，才能查看到的邮件，都是需要反思的。


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