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如何整理档案(档案管理的步骤)

文件管理方法
一.目标
为规范公司档案管理，确保档案的可追溯性，特制定本办法 。
第二，规模
公司的备案规模必须为:
1.公司解散后申请、批准、登记、终止和清算的文件材料；
2.财务、会计和管理文件；
3.劳动工资、人事和法律事务管理的文件材料；
4.经营管理文件材料；
5.生产技能管理的文件材料；
【如何整理档案(档案管理的步骤)】6.产品生产、消费和安全生产的文件材料；
7.仪器设备的文件材料；
8.科研、技能引进和转移材料；
9.教学和培训文件材料；
上述文件包括决定、决议、法规、规章和其他规范性文件、各种会议文件、主要记录、工作计划、工作计划和工作总结 。
三.档案管理系统
1、公司档案工作，实行集中和疏散管理制度 。行政管理部门负责主要档案的管理，并对其他部门的档案管理工作进行监督和指导 。行政部可以设立专门的档案室，由专职和兼职管理员负责公司的主要档案 。
2.原则上，根据相关档案法律法规规定的精力，各部门形成的档案材料由本部门归档归档，定期移交公司档案部门保管 。
3.公司应有仓库或场所及必要的设施和屏蔽设备来保存文件，以确保文件的安全 。暂时不具备安全保管条件的档案，要委托有关档案部门保管 。
四.档案管理
1.档案材料的收集:
树立、健全立卷归档制度，确立归档规模、归档时光、保管期限；对遗缺不全的档案，采用不同办法，积极收集齐全；及时催办理完毕的文件上交回收，在次年检讨齐全后整顿立卷归档 。2.档案的归档、归档和管理 。
区分全宗，肯定立档单位 。分类 。根据档案起源、时光、标题、内容、字母次序分成若干层次和类别 。归档前将资料分类，分组放置在待办卷宗内 。案卷排列 。立卷按永久、长期、短期分离组卷，卷内文件把正文、底稿、附件请示和批复放在一起，编制案卷目录和案内目录，并复印出四至五份 。整顿案卷，使之厚度合适，掌握在1cm至2cm之间，材质过窄应加衬边；材质过宽应折叠整齐；字迹难识别的，应附抄件；以每一案卷端正书写题目 。对所有公司档案体系排列，肯定保管期限，编制档案目录（卡片），按必定顺序排列和寄存 。每年对档案进行一次清算 。3.档案的保存:
防止档案的破坏，延伸档案的寿命，保护档案的安全；公司设立专门地点或专用库房或专用文件库保留档案；做好档案室的防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光等工作，门窗应壮实稳固 。4.档案的识别:
从档案的内容、起源、时光、可靠水平、名称等方面辨别档案的价值 。肯定各类档案的中管期限表 。其中财务档案见财务档案保留期限表 。公司档案保管期限分永久、长期、短期三种 。介于两种保管期限的，保管期限从长 。5.焚烧档案:
对已失效的档案，认真鉴定，编制烧毁清册，该清册永久保留；办理烧毁手续，经董事会或总经理同意，方能烧毁；烧毁时要有二人以上监销，关在清册上签字 。6.文件借用和申请
凡需应用档案者，均须填写文件调阅单，根据调阅权限和档案密级，经各级引导签批后方能调阅案卷一般仅供在档案室阅看，立卷的文件、资料可外借 。外借的须办理登记手续 。借阅期限不得超过一星期（如三个星期），到期归还；如需再借，应办理续借手续 。借阅档案者应爱惜档案，确保档案的完全性，不得擅自涂改、勾勒、剪裁、抽取、拆散或损毁 。借阅档案交还时，须当面查看清晰，如发明遗失或破坏，应及时报告主管引导 。外单位借阅档案，应持有单位介绍信，经总经理同意后方可借阅，且不得带离档案室 。其抄摘内容也须总经理赞成且审核后方能带出 。公司内档案应用的方法有：1)提供原始文件；
2)供货文件复印件；
3)提供文献索引信息 。
档案管理部门应自动向各部门、员工供给公司档案编研信息服务，重要方面为政策信息、管理信息、产品信息、专题技巧信息等 。动词 （verb的缩写）补充条款
1.行政部负责本办法的起草、制定、解释、修改和废止 。
2.本办法自发布之日起实施 。


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