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办公设备管理制度(xxxx公司办公设备管理制度)( 五 )


2、本公司对外正式发文以及有关单位的交往文书 。
3、反应本公司重要职能的报告和总结 。
4、公司各种工作筹划、报告、请示、批复、会议纪要以及统计报表 。
5、公司与有关单位签署的合同、协定书等资料 。
6、关于干部任免、员工奖惩、员工薪酬、福利津贴等方面的人事材质 。
7、公司大事记以及反应公司主要运动的剪报、照片、音像资料的材质 。
第三条 公司行政部负责归档资料以及日常管理工作 。
第二章 档案资料的搜集
第四条 各业务部门须对办理完毕的文件材质进行挑选、立卷，定期移交至行政部归档保留 。
第五条 行政部应增强与各业务部门间的接洽，控制各部门的业务情形，自动及时的对有保留价值的文件资料进行收集 。
第六条 档案管理人员应依照下列请求点收移交文件 。
1、检讨文件的文本以及福建是否完全，如有缺乏，立即追查归人 。
2、文件处置手续必需完备，如有遗漏，立即退回有关部门补齐 。
3、文件如经过抽查，应由主管部门负责人的确认签字 。
4、与案件无关的文件或不应附案归档的文件，应立即退回有关部门 。
5、有价证劵或其它贵资源网重物品应退回有关部门，由经办部门送公司指定的保管部门签收后，再将文件进行归档处置 。
第七条 归档请求 。
1、文书归档后，原告由行政部门归档，相干部门依据实际须要留存影本 。如因工作须要，经办部门须要保存原稿时，必需经行政部同意，切妥当保管原稿，并将影印本归档 。原稿应用完毕后，经办部门应及时送行政部归档并换回影本 。
2、经办部门须对移交的文件进行体系的整顿，尽量坚持文件间存在的接洽，区分文件的保留价值，做到精确分类、合理立卷 。
3、案卷题目简明，编号符合公司规范 。
4、立卷文件应将正件和附件、请示与批复等统一立卷，避免疏散 。
5、卷内文件应依照形成时光或惯例次序有序排列 。
6、文件装订符合规范，不得涌现破损、皱折或参差不齐等现象 。
7、档案管理人员点收完毕后，应填写归档文件移交清单，经双方确认签字后各留存保管，以备查考 。
8、文件的归档时光如下表所示：
不同类型文件的归档时光
第三章 档案资料的整顿和分类
第八条 档案资料的整顿 。
1、档案管理人员应严厉依照归档资源网请求装订，坚持案卷外观整洁 。
2、依据档案的起源、时光、内容、情势等将案卷分类，调剂不规范的编号，填写案卷目录 。
第九条 档案的分类 。
1、分类档案应依据内容、部门、项目等因素进行三类分级 。先按部门区分，然后依据档案的性质分类、最后在同类中依序分为若干小类 。
2、档案分类力求适用而不拘泥，若三级分类不够用，可增设第四级"细类" 。
3、每个档夹的封面内首页应设"目次表"，档案归档时依序编号、登录，编号原则是每案一个"目次" 。
4、同一类或细类的档案应在一个档夹中装订 。档案较多，一个档夹不够用时，可用两个以上的档夹装订，并在小类或细类之后增设"卷次"编号，以便查找 。
第十条 档案名称及编号 。
1、档案的各级分类应有统一的名称 。名称不能暧昧笼统，应以充足显示档案内容性质为原则 。
2、档号的表现方法为：A1A2-B1B2C1C2D1—E1E2 。其中A1A2为经办部门代号，B1B2为大类号，C1C2为小类号，D1为档类卷次，E1E2为档案目次 。
3、各级匪类、卷次以及目次的编号，均已十进位阿拉伯数字表现，其位数依据档案多少及增加情形酌情定制 。
4、肯定档案分类的各级名称后，应将所有分类的各级名称及其代表数字编号按照必定的次序依次排列，即编制《档案分类编号》，以便查阅 。
5、档案分类的各级名称编号内应预留若干空挡，以备将来组织范围扩展或业务增多时，随时增补 。
6、档案分类的各级名称及其代表数字一经肯定，不已修正 。若须要修正，应事先讨论审查，并拟定《新旧档案分类编号对比表》，避免混杂 。
第十一条 档号的编定 。
1、对于新档案，应从《档案分类编号表》中查明该档案所属类别、卷次、目次次序，以此来编列档号 。
2、档案如需归档前案，应查明前案的档号，将其以同号编制 。
3、如有一案叙述数事或一案桂日多类者，应先肯定其重要类别，再编列档号 。


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