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采购管理制度及采购流程 采购流程的主要5个步骤


采购管理制度及采购流程 采购流程的主要5个步骤

文章插图
一、目的:
规范公司采购流程，提高采购效率，从而为生产顺利进行提供保障，最大限度降低企业成本，为企业带来更大的资金支持 。
二、适用范围
适用于我公司范围内的采购管理 。
三.内容
(1)总则:为加强采购管理，提高采购效率，特制定本制度 。所有采购人员和相关人员都应按照此制度工作 。
(二)基本流程:采购需求-找供应商-询价、比价、议价-采购谈判-合同签订-交货验收-质检-入库-计划对账-财务结算
(3)采购流程图如下:

四.制度细则
㈠采购要求请求
1.定义:采购需求是指一个部门根据生产经营的需要确定一个或多个项目，按照规定的格式填写，并按照既定的流程申请获取这些项目的过程 。
2.采购需求流程如下:

3.申请的要素
完整的申请应包括以下要素:
l请购部；
l购物项目所属的项目；
申请的目的；
被请求项目的名称；
l要求的项目数量；
请求项目的规格；
请购买样品、图纸或技术资料等 。；
l购物项目的需求时间；
l如有特殊需要，请注明；
采购申请的申请人；
l请购单的部门主管；
采购申请的审批人；
l财务审计员；
公司总经理 。
4.请购单及其要求
l请购单应按要素完整清晰地填写，经公司领导审核批准后提交给采购部 。
l提交请购单时，请购部门应要求采购部签字认可，请购部门应予以支持 。
l如果涉及采购物品的种类和数量太多，可以附件清单的形式提交，清单的电子文档也要一并提交 。
l公司生产生活急需物资，公司领导不在时，可通过电话、电子邮件或其他形式请示，征得同意后报采购部，签字确认手续后补齐 。
l如果是单一来源采购或指定向厂家、品牌采购产品，申请部门必须做出书面说明 。
l请购单应使用公司规定的统一格式 。请购部门如有变更或补充，应由公司领导书面签字后报采购部 。
5.公司物资申请采购的提交部门
l公司生产经营所需的原材料、生产设备、配件等物品由生产部门提交 。
l公司设备维修和保养所需的备件、维修工具和其他物品应由生产部门提交 。
l公司的物品、固定资产或其他生活、办公物品应由行政部门提交 。
l公司各部门专用材料由各部门自行提交 。
6.接收申请
l收到请购单时，采购部应按要求检查表格是否完整清晰，并检查请购单是否得到公司领导的批准 。
l在接收请购单时，应遵循计划外采购、名称和规格不完整、不清楚、图纸和技术资料不完整、积压和材料积压的原则 。
l联系仓库经理检查采购物资是否有库存，检查采购账户，看在途采购物资是否符合采购申请 。
l对不符合规定被撤销的采购物资，应及时通知申请采购的部门 。
7.请购单分工
l .采购部根据人员分工和工作职责处理核对后的请购单 。
l紧急采购项目应优先考虑 。
l如无法按申请部门需求日期完成采购，应通知申请部门 。
l重要项目采购前，应咨询公司相关领导 。
8.关于采购周期的规定
l根据采购项目的金额、特点和地区规定相应的采购周期 。
l请购部门要按照公司规定的时间提前办理请购的审批流程，以便采购部按时完成采购 。
l采购部门未能按时完成采购任务，应向信息资源网络公司领导说明原因 。
l紧急采购时，向公司领导汇报，采取快速优先采购的策略 。
(二)质询及其规定
l询价请认真审核请购单的名称、规格、数量、名称，了解其技术要求，遇到问题及时与请购部门沟通 。
l同类或类似属性的产品应分类、归类、包装和购买 。
应优先考虑紧急申请 。
l所有采购项目必须直接向厂家或供应商询价，原则上尽量不通过其代理商或各种中介机构询价 。
l对于申购部门所需的材料或设备，如果有同等质量、成本较低的替代品，建议购买替代品 。一旦选择了购买的备选方案，将在绩效考核中增加额外的分数 。
对于申购部门要求的物品，采购人员要发现有新产品替代采购物品，如果不与申购部门沟通，采购人员也要负责 。向采购部提出修改建议，一经选择，在绩效考核中加分，降低采购部相应的分 。
l对于重要的材料、项目或单笔采购估算金额较大的采购，询价前应向公司相关领导汇报拟邀请的报价或招标单位的基本情况，报公司领导批准后方可发出询价或招标 。


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