为什么用白板或白板自动化工具不能做好项目管理？( 二 ) 常见的白板自动化工具有两

----为什么用白板或白板自动化工具不能做好项目管理？//----

我们通常用白板或白板自动化工具获取和更新项目计划等静态信息,例如MSProject用于自动绘制甘特图或调度图,而看板工具用于自动将黄色便利贴(每个黄色便利贴代表一个活动)放在看板(圆柱状白板)上。但对于项目动态信息,如活动状态、依赖关系和预测信息,却难以用白板或白板自动化工具来维护。

如果用白板或白板自动化工具来维护项目动态信息,会出现哪些问题?

1、共享资源的工作安排及时间没法跟踪

为什么用白板或白板自动化工具不能做好项目管理？。最稀缺的资源(例如领域专家)通常由相同或不同项目中的不同活动共享。如果一个活动改变了日程安排,即便启动日程安排变更顺序的活动与受影响的活动没有前置关系,这也会影响到其共享资源的日程安排,继而会影响共享这些资源的活动的日程安排。

为什么用白板或白板自动化工具不能做好项目管理？。使用白板或白板自动化工具需要手动检测多个传递关系,以及手动更新白板或白板自动化工具上受日程变更顺序影响的复杂信息。不能及时遍历关系和更新信息会导致项目团队因为不知情而错误判断情况,未能在适当的时间采取正确的措施去执行项目。

2、延期直到最后一刻才报告

项目的延期是一天一天地发生的,应该第一次的一天延期或第二次的一天延期就发现。不过实际上,许多项目在没有任何需求变更的情况下会突然从90%完成变成了50%完成,甚至最后导致项目不断延期或失败。

这是由于来自白板或白板自动化工具的信息100%依赖手动输入,项目成员由于人性的弱点,只会等到迫不得已时才报告其活动的完成时间延迟,上述的情况便会发生。

3、预算超支直到几个月后才被发现

一个全球著名的证券交易所有个重要的项目,由证监会及该交易所的项目指导委员会领导及该交易所的项目管理委员会管理。

这两个委员会有许多经验丰富的行政人员、管理人员和会计人员。然而,直到事情发生3个月后,他们才发现项目预算超支。事后,交易所在项目事后分析中发现以下原因:

①项目团队的实际项目成本信息与财务系统中的实际项目成本有很大的脱节;

②即便使财务部有专业的财务系统,因为复式记账法的本质是需要人脑判断那些科目及它们的借或贷等,故财务信息相当滞后;

③由于白板自动化工具生成的项目状态信息是100%基于人工输入的数据,白板自动化工具只是在做垃圾进垃圾出(garbage-ingarbage-out) 。拿着不好或不对的数据去做分析,只会产生糟糕或是无用的结论。

那么项目动态信息应该怎么管?

与单纯信息记录的白板工具不同,作为新一代实时交易型项目管理工具,8ManagePM能够实时和随时掌握项目动态信息的真实情况并及时知道偏差。

为什么用白板或白板自动化工具不能做好项目管理？( 二 )