江苏龙网

  1. 首页 > 人文 > >

新校长传媒|从“大总管”到“数据玩家”，一位后勤主任的5次“段位升级”


_本文原题：从“大总管”到“数据玩家” ， 一位后勤主任的5次“段位升级”
新校长传媒|从“大总管”到“数据玩家”，一位后勤主任的5次“段位升级”
本文插图

【新校长传媒|从“大总管”到“数据玩家”，一位后勤主任的5次“段位升级”】后勤主任 ， 学校正常运行的补给员、保障官 。 这个岗位 ， 总能让人迅速联想到一个成天在大堆物资里像陀螺一样连轴转的忙碌身影 ， 和一双和蔼又严谨、坚守原则且细致入微的眼睛 。 后勤主任尽职尽责 ， 是学校之福 ， 后勤主任的工作 ， 更需要不断革新 ， 才能为前勤提供更优质的服务 。
1.0版：“抠主任” ， 学校大总管
刚上任时我就在思考 ， 该如何做好我的本职工作？我认为：做好后勤保障 ， 就是当好学校的大总管 ， 让每一分钱都花在刀刃上！于是我这样做：
1.扎紧入口 ， 能不买则不买 。
比如：学校的形体老师和音乐老师为了授课的便利 ， 申请购买拖拉音响 ， 我想 ， 若两人的课不冲突 ， 在学校活动不冲突的情况 ， 是可以共用一个的 。 于是 ， 只购买了一个 。 作为学校的“大总管” ， 学校所有物资我最清楚 ， 所以采购时我把握一个原则——能省则省 ， 能代替则代替 ， 能共用则共用 。 做到物尽其用 。
2.做好节流 ， 积少成多 。
对于消耗性物品 ， 我也不会一次性发很多 ， 避免大家使用时大手大脚 ， 没有节约意识 ， 造成不必要的浪费 ， 所以我连笔芯都是几根几根发的 ， 用完再找我领 。 后来老师们给我取了个名字“张抠抠” ， 就是说我太抠门 。
后来 ， 在学期工作反思会上 ， 老师们提出：这样的物资使用方式虽然很节省 ， 但是响应太慢 ， 给老师们的工作带来很多不便 。
2.0版：财权适当下放
为了方便管理 ， 也让老师们的需求能迅速得到响应 ， 学校适当下放了一些经费使用权给班主任及教研组长 ， 在适当的金额内 ， 他们可以自行采购一些教育教学必须品 ， 不需要走申报流程 。 这样一来 ， 老师们不会再为买几张皱纹纸、一盒马克笔来找我了 。
流程简化了 ， 问题就变简单了 。 但是新的问题来了：有的班级到了学期末给定的经费还没有用完 ， 就想方设法将钱用出去；有的老师采购时获取的发票不正规 ， 不符合报销手续……这样 ， 造成财务管理不规范 ， 也造成了不必要的浪费 。
3.0版：大数据分析 ， 服务变精准
学校每学期都会用到一些日常的消耗品 ， 如笔、笔芯、备课本、教研本、粉笔、卡纸等 。 经过一年的物资保管和发放 ， 我将前面老师领取和使用的情况进行了一次大数据分析 ， 果然有“重大发现” 。
比如在笔芯的使用上 ， 我发现语数英老师使用红笔的数量多 ， 而高年段又比低年段多 ， 语文老师比数学英语老师多；综合组老师使用黑笔的数量较多 ， 老教师又比年轻老师用得多 。
在打印纸张的购买上 ， 我发现开学第1-2周和学期末最后3周用纸量很大 ， 且开学时A4纸用得多 ， 学期末A3纸用得多……
新校长传媒|从“大总管”到“数据玩家”，一位后勤主任的5次“段位升级”
本文插图

新校长传媒|从“大总管”到“数据玩家”，一位后勤主任的5次“段位升级”
本文插图

通过这样的数据分析 ， 我突然意识到我可以把服务做得更精准 ， 按需给老师们一次性发放到位 ， 这样既减轻了我的工作量 ， 也给老师们节省了不断领取物资的时间 ， 且保证没有浪费 。 不仅如此 ， 这些数据还可以在某种程度上为教务部门提供一些有价值的信息 ， 比如某年级的语文组比其他年级语文组领取的红笔数量明显要多 ， 说明这个年级学科的作业量可能过大 ， 教务部门就可以介入管理……
4.0版：厘清服务对象和标准
通过前面几次变革 ， 我的工作效率得到了很大提高 ， 可是我还是一样很忙 ， 于是我又开始新的思考：为什么我会这么忙？
老师们现在只要一有问题都会叫我：
“张老师 ， 我们班孩子的手被门夹破了”（安全员职责）
“张老师 ， 我们班孩子受伤需要报保险”（应上报校部）
“张老师 ， 我们班孩子想坐校车”（需找校车管理员报名）
“张老师 ， 我们班孩子想买一个书包”（需由办公室购买）
……
作为中层 ， 我们一直秉承“管理即服务”的理念 ， 希望老师们的需求能得到一站式服务 。 所以 ， 只要有老师找到我 ， 我都会尽力提供帮助 ， 慢慢地我便成为了学校的“万精油” 。
恰好这时 ， 学校组织支持部门梳理各自岗位的服务对象和服务标准 。 在梳理之前 ， 我觉得我的服务对象就是全体老师和学生 ， 但随着梳理的深入我才发现 ， 我的忙 ， 正是因为不清楚自己的服务对象是谁 ， 不清楚我的责任边界 ， 以至于我做了别人的事 ， 别人也做着我的事 。
虽然从服务角度去看是不错的 ， 但从管理的角度去看这样的方式不仅不高效 ， 而且还容易引起不必要的忙乱 ， 白白消耗沟通成本 。 举个例子：
寝室有几个孩子经常睡不着午觉 ， 生活老师向我反馈后 ， 我又找到学生发展中心主任协助 ， 所以这件事情需要2个部门来解决 ， 大大降低了工作效率 。 后来经过梳理发现 ， 生活老师的管理应该直接归为学生发展中心 ， 平时直接对接沟通即可 ， 这样更方便开展工作 。
经过梳理 ， 我发现我为大家提供的主要服务内容就是采购 ， 而评价的标准总结起来就是“物美价廉”加“及时到位” 。 能同时实现这两个目标 ， 就需要各部门提前规划所需物品 ， 也让我的工作前置 。 基于此 ， 我只需请各部门做好“采购预算” ， 这样我就能提前了解各部门所需 ， 从而将工作做好 。 于是 ， 便就有了5.0版本 。
5.0版：做好预算 ， 理清规划
我根据之前的物资使用情况 ， 用大数据提前帮各部门（各发展中心以及各年级组、教研组）梳理了一学期所需的开支种类和预计金额 ， 供他们做规划时参考 。
然而 ， 理想很丰满 ， 现实却很骨感 。 当我将经费预算表发出去后 ， 一系列问题来了：
我预算的钱和物资 ， 是不是都可以实现？
我下学期的规划还没有出来 ， 不清楚哪些地方要用钱；
我对市场物价不清楚 ， 我能报数量 ， 但是钱预算不了；
甚至有老师说 ， 反正让我们自己申报 ， 那就尽可能往多报……
我想 ， 虽然做预算问题多 ， 困难大 ， 但是不仅可以让我的工作前置 ， 正好也促进部门负责人提前思考自己的工作规划 ， 困难再大我们也要坚持做 。
新校长传媒|从“大总管”到“数据玩家”，一位后勤主任的5次“段位升级”
本文插图

遇到困难 ， 解决困难 ， 不断优化自己的工作 ， 我已从一个抠抠索索的“大总管” ， 升级为有规划、定位明确的“大数据玩家” 。 回顾这一系列过程 ， 我收获到的 ， 可不仅仅是“如何把工作做好”这么简单 ， 最有价值的是思维方式的变化与提升——大数据思维 ， 用户思维 ， 规划意识 ， 精准定位意识 ， 还有 ， 不断钻研 ， 不断突破自我的工作状态！
作者丨张骞
来源丨王昌胜丨我们丨工作室
责编 | 刘婷


    推荐阅读


    上一篇：南方都市报|8000选一人训练到凌晨 每天撸铁……职业电竞选手的真实日常

    下一篇：IT之家|Steam 上周销量排名：《赛博朋克 2077》预售第二