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档案管理办法及实施细则 档案管理方法( 三 )


4.2.6页码:应填写每份文件的实际页码，总页码应填写在最后一份文件的备注栏中 。
4.2.7卷内内容排列在卷内文件的第一页之前 。
4.3卷内备考表格的编制:
4.3.1卷内试验准备表格的编制应符合规范要求 。
4.3.2卷内参考表主要注明卷内文件数量、页数、不同载体的文件数量(见例题)，并说明设置卷内的情况，如立卷人(档案员)、检查员(档案员)、归档时间等 。例:本卷有20个文件资料，100页 。其中:文字材料80页，图片10张，照片10张 。
4.3.3卷内备考表安排在卷内文件的最后一页之后 。
4.4案卷封面和封底的编制:案卷封面采用案卷外封面和案卷内封面两种形式 。主要内容如下:
4.4.1.1档案标题:档案中的文件内容应简明准确地揭示出来 。案例文件的标题主要包括项目名称、代字、代码和结构、构件、阶段代码和名称等 。项目名称应与批准的原项目和设计一致(包括代号)；归档外文资料的标题和主要内容应翻译成中文 。
4.4.2归档单位:应填写文件的部门或项目责任部门 。
4.4.3起止日期:应填写文件中最早文件的日期和最晚文件的日期；使用阿拉伯数字，例如:2004.01.01-2004.06.29 。
4.4.4贮存期:根据贮存期表填写指定的贮存期 。
4.4.5保密:卷内文件的最高保密级别应按保密规定填写 。
4.4.6档案编号:按照顺序，档案移交前档案编号应暂时用铅笔填写，经审查合格后用蓝黑墨水或碳素笔填写 。
4.4.7卷内封面、目录和参考表格的格式应采用A4幅面 。
4.4.8文件盒正反面的填写要求:根据项目法人的统一格式要求，用电脑打印在薄牛皮纸上，粘贴在盒正反面，字迹工整、清晰、牢固 。
4.4.9填写内封面、内目录和试验准备表:电脑打印 。打印时，要求按照规定的字体和字号填写案卷标题、归档单位、起止日期、保管期限、分类和卷内目录的名称 。
4.5文件的装订要求
4.5.1文件可采用装订或不装订的方式形成 。
4.5.2文字材料可以整卷装订，也可以单份装订 。不同格式的科技文件材料的档案应折叠成统一的格式，破损的文件应修复后再装订 。一般采用国际标准A4 (297mm210mm) 。图案折叠成手风琴样式(统一格式)，图案折叠时右下角露出标题栏 。
4.5.3未装订的文件应在每个文件的右上角加盖文件编号章 。档案号戳的尺寸单位为mm，比例为1: 1，档案号戳样式为:
4.5.4档案中不同大小的文件材料应折叠成统一格式A4，文字向内折叠 。如需长期保存，档案必须在去除金属物的情况下装订，装订线应在左侧，左右两侧对齐 。应采用三孔一线，装订线必须用棉花或化纤绳(装订3孔，每孔孔距80mm，左边距15mm)，不得有装订线 。
4.5.5装订厚度:视文件的实际情况而定 。
4.5.6装订横向打印的文件时，页眉(顶部)应装订在与纵向(左侧)装订相对应的一侧 。
4.5.7文件中不应有金属物品 。
4.5.8正本和副本、永久、长期和短期印章由公司统一制作 。
4.6视听和电子文件
4.6.1声像和电子载体是纸质档案的必要补充 。档案员负责各部门制作的照片、影片、录音录像等视听资料的收集、整理和归档 。归档的视听资料应当标明原因、时间、地点、人物、作者等内容 。
5.档案管理人员的职责
5.1按有关规定收集、整理、分类和归档文件资料 。
5.2根据归档范围和要求，按时归档文件和资料 。
5.3员工应遵纪守法，忠于职守，努力维护公司档案的完整和安全 。
6.文件保管
6.1接收文件必须认真验收，并办理交接手续 。
6.2存放档案必须有专门的柜子和架子，排架方法要科学，便于查找 。
6.3定期清理和检查档案，做到目录与文件相符 。及时修复、复制破损、变质的档案 。档案馆内的档案因移交、失效或丢失而注销时，要查明原因，保留依据 。
6.4文件和档案的保存期限:
6.4.1永久保存:
6.4.1.1公司章程；
6.4.1.2股东名册；
6.4.1.3的组织规则和实施细则；
6.4.1.4董事会和股东会会议记录；
6.4.1.5的财务报表；
6.4.1.6政府批准的文件；
6.4.1.7房地产权属及其他债权证明；
6.4.1.8工程设计图纸、建筑档案、设计档案和技术图纸；
6.4.1.9批准永久保存的其他文件 。
6.4.2长期保存:
6.4.2.1预算和决算书；
6.4.2.2的人事档案和会计凭证；
6.4.2.3商业计划信息；
其他经批准保存10年的6.4.2.4文件 。
6.4.3公司文件档案建立初期，不涉及文件档案的清理和销毁，相关规定另行规定 。


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