接待工作的基本礼仪常识 接待礼仪( 二 )
回答细节 。从拿起听筒到放下 ， 整个过程都有礼仪规范 ， 不能遗漏任何一个环节 。接电话时 ， 注意嘴巴与话筒保持4厘米左右的距离；把耳朵贴近话筒 ， 仔细听对方的信息资源网 。说话时声音不要太大也不要太小 ， 吐字要清楚 ， 保证对方能听懂 。永远不要吸烟或嚼口香糖 。多使用“你好”、“请”、“谢谢”、“对不起”、“不客气”等文明用语 ， 而不是用粗鲁的“你好”称呼对方 。对方要找的人不在时 ， 打电话的人不要主动打听对方的目的 。
亲切的声音 。拿起话筒的时候一定要微笑 。不要以为微笑只能表现在脸上 ， 它也会隐藏在你的声音里 。当你微笑的时候 ， 电话会传达你的微笑；你快乐 ， 电话也会传达你的快乐 。亲切温暖的声音会让对方对你产生好感 。如果你生闷气 ， 你的声音会变冷 。即使你看不到和你说话的人 ， 你也应该把他们当作就在你面前 。他们一直在关注你的声音 ， 包括语气和情绪 。你需要把所有的注意力都放在手机上 。
做记录 。电话接听记录是办公室工作的重要文件 ， 是领导安排工作、调度工作、给予信息、检查督促、明确责任的重要依据 。上班族要养成左手接电话 ， 右手拿笔和纸的习惯 ， 随时记录有用的信息 。如遇会议通知 ， 要准确记录会议名称、会议时间、地点、座位号、会议要求 ， 并及时向相关领导和参会人员汇报情况 。
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